10 pasos para elegir el mejor sistema de gestión de flotas de transporte

blog_que es un sistema de gestion de flotas

¿Precisa optimizar sus operaciones de transporte?, ¿necesita centralizar toda la gestión de su flota desde su sede?, ¿sus clientes le piden información en tiempo real de sus cargas?. Esto y mucho es lo que puede ofrecer un sistema de gestión de flotas integral. ¿La clave? Acertar con su elección.

¿Qué es un sistema de gestión de flotas?

Empecemos por el principio, un sistema de gestión de flotas es un conjunto de software y equipamiento que se instala en tractora y/o remolque y permite gestionar recursos y operaciones desde el área de tráfico de la empresa de transporte o cargador.

Si ya tiene instalado un sistema de gestión de cargas pero su flota sigue operando de forma manual, está perdiendo la oportunidad de optimizar al máximo sus recursos, tanto en ruta como en parada, y anticiparte a oportunidades de flota.

Antes de tomar la decisión de invertir en tecnología para modernizar su flota, es muy recomendable que analice sus necesidades y las priorice, lo que le ayudará a identificar los requisitos básicos que deberá cumplir el sistema de control de flotas a instalar.

Hemos resumido las cuestiones a analizar en 10 puntos de decisión, como los siguientes.

10 Pasos para elegir un Sistema de Gestión de Flotas

Paso 1 – Adaptación al sector

No todos los sistemas pueden instalarse en cualquier tipo de transporte , sino que debe cerciorarse de que el Sistema elegido cumpla con las exigencias normativas o funcionales del sector de transporte al que pertenece, como por ejemplo las mercancías peligrosas cisterna (ADR) con operaciones en zonas ATEX, los transportes frigoríficos con la gestión de la cadena de frío, transporte de farma, carga de valor, etc.

Compruebe, también, las instalaciones/clientes con las que cuenta el sistema de gestión de flotas seleccionado y la valoración por parte de éstos.

Paso 2- Funcionalidad básica en tractora y/o remolque

¿Necesita controlar la tractora o la tractora y el  remolque? ¿qué sistemas lleva el remolque y que desea gestionar en tiempo real? Responder a estas preguntas y analizar sus necesidades de información determinará la funcionalidad del sistema de gestión de flotas más adecuado a su empresa.

Paso 3- Movilidad

La movilidad con aplicaciones móviles (APK) y la capacidad de integración de éstas con su software de transporte ERP/TMS, son claves para ofrecer la flexibilidad que necesitará para sus picos de demanda a la hora de la subcontratación.

Paso 4- Integración con sistemas externos de cargadores y otros transportistas

Las empresas de transporte trabajan habitualmente con diferentes clientes, que cuentan con su propio sistema de gestión.  Si sus clientes exigen información en tiempo real de su carga, su sistema de gestión de flotas debe ofrecer la integración que le demanden.

Compruebe con qué sistemas deberá integrarse y el tipo de integración que incluye el sistema de gestión de flotas que elija.

Paso 5 – Adaptado a las normas de calidad de la empresa

Las normas de calidad implantadas en las empresas son un factor de competitividad, y los sistemas de gestión y control de flotas deben facilitar su cumplimiento, con funcionalidad que permita por ejemplo la gestión de la documentación en ruta, la gestión de tiempos de conducción, el registro de operaciones, la protocolización de procesos, etc.

Paso 6 – Seguridad y perdurabilidad de la información

El sistema elegido deberá garantizar la seguridad e inalterabilidad de su información y la de sus clientes. ¿Cómo almacena los datos  y qué riesgo existe de modificación? ¿qué sistemas de seguridad ofrece para evitar ataques internos y/o externos?

Paso 7- Atención al cliente y Solución de incidencias

Cómo funciona el departamento de atención al cliente, que tiempo de respuesta ofrece y cuáles son los canales de contacto que permite, son otras de las claves que pueden determinar su elección. Cuanto más directo y técnico sea el canal de atención al cliente, más rápidamente podrán solucionar sus incidencias.

Paso 8 – Garantías

Analice el tiempo de garantía de los equipos instalados, sus certificados de fabricación y homologación europea, y sus tests de calidad.

Paso  9 – Precio

Cuáles son los costes de instalación, mantenimiento, reposición y servicio del sistema elegido, determinará el precio final, evitando costes ocultos. Analice igualmente las Cláusulas de permanencia.

Paso 10 – Evolución del sistema de gestión de flotas

Conocer cuáles son las novedades previstas en su funcionalidad, su evolución y su adaptación a las nuevas exigencias y normativas del mercado, evitará que su sistema se quede obsoleto a corto plazo.

GesInFlot es un sistema de gestión de flotas para transporte por carretera, con más de 20.000 instalaciones. 

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