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27/07/2022

10 passos para escolher o melhor sistema de gestão de frotas de transporte

Você precisa otimizar suas operações de transporte? Você precisa centralizar toda a gestão de sua frota a partir de sua sede? Seus clientes solicitam informações em tempo real sobre suas cargas? Isso e muito é o que um sistema abrangente de gerenciamento de frota pode oferecer. A chave? Acerte com sua escolha.

 

O que é um sistema de gestão de frotas? 

 

Vamos começar do início, um sistema de gerenciamento de frota é um conjunto de softwares e equipamentos que é instalado em um trator e/ou carreta e permite que recursos e operações sejam gerenciados a partir da área de tráfego da transportadora ou carregadeira.

Se você já possui um sistema de gerenciamento de carga instalado, mas sua frota continua operando manualmente, está perdendo a oportunidade de otimizar totalmente seus recursos, tanto em rota quanto em repouso, e antecipar as oportunidades da frota.

Antes de tomar a decisão de investir em tecnologia para modernizar sua frota, é altamente recomendável que você analise suas necessidades e priorize-as, que o ajudará a identificar os requisitos básicos que o sistema de controle de frota a instalar deve atender.

Resumimos as questões a serem analisadas em 10 pontos de decisão, como a seguir.

10 Passos para escolher um Sistema de Gestão de Frotas 

Passo 1 – Adaptação ao setor

Nem todos os sistemas podem ser instalados em qualquer tipo de transporte, mas deve certificar-se de que o Sistema escolhido cumpre com os requisitos regulamentares ou funcionais do setor de transporte a que pertence, como por exemplo, caminhão-tanque de mercadorias perigosas (ADR) com operações em zonas ATEX , transporte refrigerado com gestão da cadeia de frio, transporte farmacêutico, carga valiosa, etc.

Verifique também as instalações/clientes que o sistema de gestão de frotas selecionado possui e a sua avaliação.

 Passo 2 – Funcionalidade básica no trator e/ou reboque

Você precisa controlar o trator ou o trator e reboque? Quais sistemas o trailer possui e o que você deseja gerenciar em tempo real? Responder a estas perguntas e analisar as suas necessidades de informação determinará a funcionalidade do sistema de gestão de frotas mais adequado para a sua empresa.

 Passo 3 – Mobilidade

A mobilidade com aplicativos móveis (APK) e a capacidade de integrá-los ao seu software de transporte ERP/TMS são essenciais para oferecer a flexibilidade necessária para os picos de demanda ao terceirizar.

Passo 4 – Integração com sistemas externos de embarcadores e outras transportadoras

As empresas de transporte costumam trabalhar com clientes diferentes, que possuem seu próprio sistema de gestão. Se seus clientes exigem informações em tempo real sobre suas cargas, seu sistema de gestão de frotas deve oferecer a integração que eles exigem.

Verifique com quais sistemas ele precisará se integrar e o tipo de integração incluído no sistema de gerenciamento de frota que você escolher.

 

Passo 5 – Adaptado aos padrões de qualidade da empresa

Os padrões de qualidade implementados nas empresas são um fator de competitividade, devendo os sistemas de gestão e controlo de frotas facilitar o seu cumprimento, com funcionalidades que permitam, por exemplo, a gestão da documentação em rota, a gestão dos tempos de condução, o registo das operações, protocolização de processos, etc.

Passo 6 – Segurança e durabilidade da informação

O sistema escolhido deve garantir a segurança e inalterabilidade de suas informações e de seus clientes. Como você armazena os dados e qual o risco de modificação? Que sistemas de segurança oferece para prevenir ataques internos e/ou externos?

Passo 7 – Atendimento ao cliente e solução de problemas

Como funciona o departamento de atendimento ao cliente, qual o tempo de resposta que oferece e quais os canais de contato que permite, são outras chaves que podem determinar sua escolha. Quanto mais direto e técnico for o canal de atendimento ao cliente, mais rápido eles poderão solucionar seus incidentes.

Passo 8 – Garantias

Analise o tempo de garantia dos equipamentos instalados, seus certificados de fabricação e homologação europeia, e seus testes de qualidade.

Passo 9 – Preço

Quais são os custos de instalação, manutenção, substituição e serviço do sistema escolhido, determinará o preço final, evitando custos ocultos. Analise também as cláusulas de permanência.

Passo 10 – Evolução do sistema de gestão de frotas

Saber quais são as novidades esperadas em sua funcionalidade, sua evolução e sua adaptação às novas demandas e regulamentações do mercado, evitará que seu sistema se torne obsoleto no curto prazo.

 

Gesinflot é um sistema de gestão de frotas para transporte rodoviário, com mais de 20.000 instalações.