O gestor de tráfego de uma empresa de transporte e logística é a engrenagem que faz com que todas as peças funcionem em uníssono, otimizando recursos e maximizando o lucro. Analisamos quais são essas tarefas e como as executa.
Chefes de trânsito controlam tudo significa e as relacionamentos dos agentes que intervêm no negócio, gerem viaturas próprias e de terceiros, motoristas, clientes e cargas, serviços externos, etc., e tudo isto assegurando o cumprimento das rigorosas normas que regem o setor.
Obviamente, o gestor de tráfego não pode trabalhar sozinho, mas deve ser acompanhado por uma equipa de profissionais com experiência e Ferramentas tecnológicas que lhes permite realizar e controlar suas atividades como sistemas de gestão empresarial (ERPs), ferramentas de gestão comercial e, fundamentalmente, um sistema de gestão e controlo de frotas adaptado à sua atividade e operações diárias, se possível integrando todas elas para facilitar o trabalho e a eficiência nos serviços.
Se analisarmos as atividades de um gerenciador de tráfego, podemos organizá-las nos seguintes grupos:
Área de planejamento de atividades e distribuição de veículos
Inclui o planejamento e agendamento diário dos próximos dias da distribuição das cargas dos clientes, atribuindo veículos e motoristas disponíveis, associados às características de cada um dos recursos: tipo de carga, datas e local de recolha e entrega, condições de deslocação e condições de conservação da mercadoria, horários a cumprir, percurso e cumprimento das condições legais de condução para cada um dos territórios por onde circula e suas restrições, etc.
Nesta atividade, é fundamental que as ferramentas de gestão e planejamento nos permitam alocação correta e em tempo real de recursos disponíveis, que considera fatores como regulamentos de direção (pausas, paradas,...), manutenção do veículo, licenças especiais, etc. Portanto, ter as informações adequadas para cada um dos recursos, veículos e motoristas é essencial para uma perfeita atribuição e coordenação, evitando multas, atrasos ou reclamações de clientes.
O sistema de controle de frota utilizado deve coletar e armazenar automaticamente informações dos diferentes sistemas de veículos e/ou reboques e motoristas e acionar alertas para que qualquer incidente possa ser resolvido em tempo real a partir do tráfego.
Gestão e controlo da frota durante as viagens
Uma vez lançado um serviço, o sistema de gestão de frotas deve ter a plano de viagem de cada um dos serviços, bem como o tipo de carga e condições de conservação ou segurança. Do trânsito é necessário conhecer permanentemente o situação do veículo (GPS) e seus motoristas (APP), detectar possíveis desvios do plano de viagem projetado e gerenciar alarmes e incidentes como acidentes, roubos, quebras na cadeia de frio, etc.
O sistema deve rastrear e armazenar de forma indelével e permanente todos os incidentes que ocorrem durante as viagens: paragens e pausas, velocidades, consumos, monitorizar elementos de segurança e parâmetros técnicos do veículo, analisar a condução do transportador, gestão de tempos de condução, gestão de documentação de viagem, etc.
Coleta e armazenamento de dados para registro e contabilidade
Uma vez finalizado um serviço, também é tarefa do gestor de tráfego e sua equipe coletar todas as informações de viagem para efetuar a liquidação e enviá-la para faturamento, bem como as despesas associadas de consumo de combustível, despesas de viagem, despesas de motorista, horas de trabalho do motorista para sua alocação em sua folha de pagamento, alertas de manutenção do veículo, etc.
Por fim, será também da responsabilidade do gestor de tráfego gerir a informação disponível, presente relatórios de atividade gerenciar e explorar os dados disponíveis para otimizar recursos, veículos e motoristas, reduzindo a capacidade caso não seja necessária ou buscando recursos externos quando houver picos de demanda para cobrir, tudo com o objetivo de maximizar o lucro do negócio.
Sistemas de gestão de frotas como GesInFlot, realizam tarefas de gestão, controlo, planeamento, monitorização e armazenamento de toda a informação relacionada com a atividade de transporte, e têm como objetivo cobrir as necessidades reais e completas de um posto de trânsito sem deixar nada ao acaso ou controlo manual.
